Tietosuojaseloste

Pääkohdat

• Kuka ja miksi: Neuver Oy käsittelee yhteys-, käyttäjätili-, laskutus- ja käyttötietoja tarjotakseen Neuvise-palvelun, vastatakseen yhteydenottoihin ja huolehtiakseen tietoturvasta. Seloste kattaa myös verkkosivumme, markkinoinnin ja demot.
• Oikeusperusteet: pääosin oikeutettu etumme tarjota yrityspalvelua ja lakisääteiset velvoitteemme; sopimus, kun olet itse asiakas tai käytät demoa, ja suostumus kohdassa 3 kuvatuissa tilanteissa.
• Säilytys ja vastaanottajat: tuotantotietokantamme ja ensisijainen tiedostotallennus sijaitsevat Suomessa. Muut toimittajat voivat käsitellä tietoja muualla, myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, kohdissa 5 ja 6 kuvatuin suojatoimin. Säilytysajat ovat kohdassa 4.
• Valintasi ja oikeutesi: ota tietosuoja-asioissa yhteyttä osoitteeseen privacy@neuvise.com. Voit milloin tahansa vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa käsittelyä. Voit lopettaa markkinoinnin, muuttaa analytiikkavalintaasi alareunan kohdasta Evästeasetukset ja tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Kohta 7 kuvaa oikeutesi tarkemmin.

Organisaatiosi sisältö kuuluu henkilötietojen käsittelysopimuksen (DPA) piiriin. Käsittelemme sitä organisaation ohjeiden mukaan myös silloin, kun sitä näkyy tukipyynnössä tai lokissa. Sen käsittelypaikat, pääsyoikeudet ja poistoajat kuvataan DPA:ssa ja alikäsittelijärekisterissä.

Alla olevat kohdat kuvaavat käsittelyä Neuver Oy:n omiin tarkoituksiin. Tilauksia tarjotaan tällä hetkellä organisaatioille; seloste päivitetään ennen kuluttajatilausten avaamista.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Neuver Oy, Y-tunnus 3500939-8, Papinpolku 10 A 1, 60200 Seinäjoki. Tietosuoja-asiat: privacy@neuvise.com. Palvelun tuki: support@neuvise.com. Laskutus: billing@neuvise.com.

Jos kysymyksesi koskee organisaatiosi hallitsemaa sisältöä tai tilejä, ota yhteyttä sen pääkäyttäjään; autamme organisaatiota vastaamaan DPA:n edellyttämällä tavalla. Omiin tarkoituksiimme tekemästämme käsittelystä voit kysyä suoraan meiltä.

2. Mistä tiedot tulevat ja mitkä ovat välttämättömiä

Saamme henkilötietoja sinulta, organisaatioltasi ja sen pääkäyttäjiltä, henkilöltä, joka siirtää tilauksen sinulle allekirjoitettavaksi, organisaatiosi käyttämältä tunnistautumispalvelulta (Microsoft-kirjautuminen) sekä verkkosivun ja palvelun toiminnasta. Yritysmarkkinoinnissa voimme käyttää myös organisaation omia verkkosivuja tai julkisia yritysrekistereitä; kerromme lähteen pyynnöstä ja annamme tämän selosteen ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä.

Tilin luomiseen sekä tilauksen tekemiseen ja hoitamiseen tarvitsemme käyttäjätunnisteet ja organisaation yhteys- ja laskutustiedot; ilman niitä vaihetta ei voi tehdä. Kaikki muu, kuten yhteydenottoviesti tai markkinointisuostumus, on vapaaehtoista.

3. Mitä käsittelemme, miksi ja millä perusteella

Kun edustat organisaatiota, sopimuksemme on organisaation kanssa, ja käsittelemme tietojasi oikeutetun etumme perusteella, joka on yrityspalvelun tarjoaminen ja suojaaminen. Kun olet itse asiakas (esimerkiksi toiminimiyrittäjänä), sopimuksen toteuttamiseksi tarvittava käsittely perustuu sopimukseen kanssasi.

3.1 Verkkosivuanalytiikka ja tietoturva

Julkiset sivumme käyttävät suostumuksellasi omaa evästeetöntä analytiikkaa sivuston käytön ymmärtämiseksi. Tallennamme sivujen katseluita ja toimintoja (kuten napsautuksia ja laskurin asetuksia), sivun polun ja kielen, näytön kokoluokan, maan ja viittaavan sivuston nimen. Käytämme muistissa olevaa istuntotunnistetta, joka poistuu sivun latautuessa uudelleen tai sulkeutuessa, sekä IP-osoitteesta ja selaintyypistä muodostettua päivittäin vaihtuvaa kävijätunnistetta. Ne ovat pseudonyymejä henkilötietoja. Analytiikkatietoihin ei tallenneta itse IP-osoitetta eikä viittaavan sivun polkua.

Oikeusperuste: suostumus. Analytiikka käynnistyy vasta, kun valitset evästeilmoituksesta Salli analytiikka. Voit peruuttaa suostumuksen alareunan kohdasta Evästeasetukset; tietojen kerääminen loppuu ja lähettämättömät tapahtumat poistetaan. Säilytysaika: 13 kuukautta.

Verkkopalvelimemme, verkon reunapalvelu ja tietoturvakontrollit kirjaavat lisäksi yhteyden teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen, pyynnön ja selaintyypin, tietoturvaa, vianselvitystä ja väärinkäytösten estämistä varten. Oikeusperuste: oikeutettu etumme turvalliseen ja luotettavaan palveluun. Säilytysaika: tekniset lokit vanhenevat 90 päivän kuluessa.

3.2 Yhteydenotot, odotuslistat ja tuki

Kun lähetät yhteydenottolomakkeen, odotuslistapyynnön, tukipyynnön tai sähköpostin, käsittelemme nimesi, sähköpostiosoitteesi, organisaatiosi, jos annat sen, ja kirjeenvaihdon vastataksemme ja hoitaaksemme asian. Oikeusperuste: oikeutettu etumme vastata yritysten yhteydenottoihin ja tukea asiakkaita; kun olet itse tulossa asiakkaaksi, pyynnöstäsi ennen sopimusta tehtävät toimet. Säilytysaika: niin kauan kuin asia on avoinna ja enintään kaksi vuotta viimeisestä asiallisesta yhteydenpidosta; sopimuksen tai riidan näyttö noudattaa kohtaa 4. Pyyntö saada ilmoitus ominaisuuden valmistumisesta ei lisää sinua markkinoinnin vastaanottajaksi.

3.3 Tilaukset, sopimukset ja hyväksymistiedot

Kun organisaatio tilaa Neuvisen, käsittelemme sen tiedot (nimi, Y-tunnus, alv-tunniste, osoite) sekä yhteyshenkilön, laskutusyhteyshenkilön ja allekirjoittajan nimet, tehtävänimikkeet ja sähköpostiosoitteet. Tilauksen hyväksyminen verkossa kirjaa lisäksi ajan, hyväksyjän IP-osoitteen ja selaimen, näytetyt linkit sekä hyväksyttyjen asiakirjojen tarkat versiot ja tunnisteet. Tilauksessa annettu EU:n alv-tunniste tarkistetaan Euroopan komission VIES-palvelusta, ja palautettu nimi ja osoite säilytetään tilauksen yhteydessä. Tilaus- ja vahvistusasiakirjat lähetetään allekirjoittajalle ja yhteyshenkilölle. Oikeusperuste: oikeutettu etumme hoitaa asiakassuhdetta ja osoittaa, mitä sovittiin, sekä kirjanpidon lakisääteiset velvoitteet. Säilytysaika: kohta 4.

3.4 Käyttäjätilit, tietoturva ja käyttö

Jokaisesta käyttäjätilistä käsittelemme nimen, sähköpostiosoitteen, käyttöliittymän kielen, organisaation ja roolin, salasanan tiivisteenä tai Microsoft-tilin tunnisteen, profiilikuvan, jonka lataat itse tai jonka Microsoft toimittaa, viimeisimmän kirjautumisen ajan sekä istunto- ja laitetiedot selaimista, joista kirjaudut. Tietoturva- ja toimintatiedot sisältävät tekijän, ajan, toimen, IP-osoitteen ja selaintyypin. Epäonnistuneet kirjautumisyritykset lasketaan sähköpostiosoitteen ja IP-osoitteen mukaan tunnin ajan. Käytön mittaus kirjaa, kuinka paljon kukin käyttäjä ja organisaatio käyttää mitattavia toimintoja, jotta paketin käyttömääriä voidaan soveltaa ja voimme seurata palvelun kustannuksia; käyttömäärän ylittyminen pysäyttää toiminnon eikä koskaan veloita automaattisesti. Oikeusperuste: oikeutettu etumme tarjota ja suojata yrityspalvelu sekä sopimus silloin, kun olet itse asiakas. Asiakkaan ohjeiden mukaan säilytettävät toimintatiedot kuuluvat asiakkaalle DPA:n perusteella. Säilytysaika: kohta 4.

3.5 Laskutus

Käsittelemme laskutustiedot, laskut ja maksutilanteen laskuttaaksemme ja pitääksemme kirjanpitoa. Laskut lähetetään kirjanpito-ohjelmistostamme SimplBooksista (kohta 5) verkkolaskuina sen verkkolaskuoperaattorin kautta, kun asiakas on antanut verkkolaskuosoitteen, ja muuten sähköpostitse. Korttimaksua ei vielä tarjota; maksupalveluntarjoaja nimetään tässä ennen sitä. Oikeusperuste: kirjanpitolain mukaiset lakisääteiset velvoitteemme ja oikeutettu etumme hoitaa maksuja. Säilytysaika: kohta 4.

3.6 Palveluviestit ja markkinointi

Lähetämme pääkäyttäjille sopimuksen edellyttämät viestit: tietoturvailmoitukset, sopimusasiakirjojen tai alikäsittelijöiden muutokset, laskut ja muistutukset sekä tiedot saatavuudesta. Oikeusperuste: oikeutettu etumme pitää asiakkaat ajan tasalla tai sopimus, kun olet itse asiakas; näitä viestejä ei voi kieltää sopimuskauden aikana.

Tuoteuutiset ja myyntiviestit ovat markkinointia myös silloin, kun ne lähetetään nykyisen asiakkaan pääkäyttäjälle. Lähetämme sähköistä markkinointia vain Suomen lain sallimissa rajoissa: nimettyyn työsähköpostiin vain, kun viesti liittyy henkilön työtehtäviin, muuten suostumuksella. Oikeusperuste: oikeutettu etumme asiaankuuluvaan yritysmarkkinointiin tai suostumus. Jokaisessa viestissä on Neuver Oy:n nimi ja maksuton tapa lopettaa markkinointi, myös vastaamalla viestiin. Voit vastustaa markkinointia ja peruuttaa suostumuksen milloin tahansa; sen jälkeen säilytämme vain valinnan kunnioittamiseen tarvittavan vähimmäistiedon. Säilytysaika: kunnes vastustat käsittelyä tai peruutat suostumuksen, enintään kaksi vuotta viimeisestä asiallisesta yhteydenpidosta.

3.7 Demo ja tekninen vianselvitys

Demo on vain testidataa varten. Demon tyypistä riippuen tunnistaudut näyttönimellä tai nimelläsi ja sähköpostiosoitteellasi. Demon aikana käsittelemme syöttämääsi sisältöä, toiminta- ja käyttötietoja sekä yhteyden teknisiä tietoja demon järjestämiseksi ja suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tekoälytoiminnot lähettävät kehotteesi ja niiden tarvitseman sisällön alikäsittelijärekisterissä luetelluille palveluntarjoajille (kohta 5); demon käyttöehdot kuvaavat demon elinkaaren. Oikeusperuste: hyväksymäsi demon käyttöehdot; demon suojaaminen väärinkäytöksiltä on oikeutettu etumme. Yrityksen kokeilu todellisilla tiedoilla tehdään kokeiluehtojen ja DPA:n mukaisesti.

Palvelun vikoja koskevat hälytykset voivat nimetä organisaation, käyttäjän tai sähköpostiosoitteen, jotta ongelma löytyy, ja ne menevät sisäiseen hälytyskanavaamme. Voimme käyttää vianselvityksessä tekoälyä lyhyeen otteeseen asiaan liittyvistä lokeista, salasanat ja avaimet poistettuina. Ylläpitotyökalujemme lokianalyysi ja lokihaku käyttävät tekoälyä vain EU:ssa sijaitsevissa päätepisteissä. Oikeusperuste: oikeutettu etumme turvalliseen ja luotettavaan palveluun. Säilytysaika: omissa järjestelmissämme enintään 90 päivää; tekoälytoimittajien säilytysajat ilmoitetaan alikäsittelijärekisterissä.

4. Kuinka kauan säilytämme tietoja

Tieto	Säilytysaika
Verkkosivuanalytiikan tapahtumat	13 kuukautta
Tekniset lokit ja hälytykset	enintään 90 päivää, automaattinen vanheneminen
Epäonnistuneiden kirjautumisten laskurit	1 tunti
Yhteydenotot ja tukikirjeenvaihto	niin kauan kuin asia on avoinna ja enintään 2 vuotta viimeisestä asiallisesta yhteydenpidosta
Käyttäjätilit ja toimintatiedot	organisaation sopimuskausi ja sen noutoaika; sen jälkeen poisto organisaation tietojen mukana (tilausehtojen kohta 19, DPA:n kohta 10)
Käyttö- ja kustannusmäärät	säilytetään tilastoina; kun käyttäjätilit on poistettu, määristä ei voi tunnistaa ketään
Tilaukset, hyväksymistiedot, tilausasiakirjat	sopimuskausi ja enintään 10 vuotta sen jälkeen vaatimusten näyttönä; poistamme tarpeettoman aiemmin
Kirjanpidon tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto	6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi (kirjanpitolaki)
Tilinpäätökset ja kirjanpitokirjat	10 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki)
Demotilit, demon sisältö ja toimintatiedot	linkkidemo: uloskirjautumiseen tai demojakson päättymiseen asti; rekisteröity demotili: 90 päivää viimeisestä käytöstä; tilin sisältö ja toimintatiedot poistuvat sen mukana. Käyttömäärät säilytetään tilastoina; niihin liitetty nimi poistetaan 90 päivän kuluttua tilin poistamisesta
Markkinoinnin yhteystiedot	kunnes vastustat käsittelyä tai peruutat suostumuksen, enintään 2 vuotta viimeisestä asiallisesta yhteydenpidosta
Markkinoinnin kieltotieto	kiellon kunnioittamiseen tarvittava vähimmäistieto

Säilytämme sopimusnäyttöä mahdollisten oikeudellisten vaatimusten varalta ja poistamme tarpeettomat tiedot aiemmin. Kirjanpidon lakisääteiset säilytysajat on lueteltu erikseen yllä. Lakisääteinen velvoite tai todellinen vaatimus voi edellyttää yksittäisten tietojen pidempää säilytystä; pääsy niihin rajataan ja tiedot poistetaan, kun peruste päättyy.

Poisto tuotantojärjestelmistä ja kopioiden vanheneminen ovat eri vaiheita. Tietokantojen varmuuskopiot vanhenevat 14 päivän kuluessa poistosta.

5. Henkilötietojen vastaanottajat

Emme myy henkilötietoja. Jaamme niitä alla luetelluille toimittajille, jotka käsittelevät tietoja puolestamme käsittelysopimusten perusteella, sekä viranomaisille lain sitä edellyttäessä. Kirjanpitäjä, viranomainen tai tunnistautumispalvelu voi olla myös rekisterinpitäjä omiin lakisääteisiin tarkoituksiinsa.

Vastaanottaja	Mihin ja missä
Hetzner Online GmbH	palvelun ja sen tietokantojen palvelimet, Helsinki, Suomi
UpCloud Oy	ensisijainen tiedostotallennus ja salatut tietokantavarmuuskopiot, Suomi
Cloudflare, Inc.	verkkoliikenne ja palvelunestohyökkäysten torjunta; maailmanlaajuinen verkko
Microsoft Ireland Operations Ltd.	sähköpostimme (Microsoft 365) ja Microsoft-kirjautuminen, kun organisaatiosi käyttää sitä; EU:n tietoraja Microsoftin dokumentoimin poikkeuksin
SimplBooks Oy	kirjanpito ja laskutus: laskutusyhteyshenkilöt ja tapahtumatiedot; Helsinki, Suomi
Alikäsittelijärekisterin palveluntarjoajat	demossa syöttämäsi sisältö ja kehotteesi, jotta demon tekoälytoiminnot toimivat; omassa toiminnassamme kohdassa 3.7 kuvattuun vianselvitykseen tarvittavat lokiotteet; käsittelypaikat ja toimittajien säilytysajat ilmoitetaan rekisterissä. Organisaatiosi sisältö kuuluu DPA:n piiriin.

6. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Tuotantotietokantamme, ensisijainen tiedostotallennus ja tietokantojen varmuuskopiot sijaitsevat Suomessa. Muut kohdassa 5 luetellut toimittajat voivat käsitellä tietoja muualla, myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Cloudflaren verkko voi käsitellä yhteyden teknisiä tietoja EU:n ulkopuolella EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen ja Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden nojalla; Microsoftin tukikäsittelyn siirrot noudattavat sen käsittelysopimuksen suojatoimia. Demon tekoälypyynnöissä ja tekoälyavusteisessa vianselvityksessä voidaan käyttää toimittajia, jotka käsittelevät pyynnöt Yhdysvalloissa alikäsittelijärekisterin mukaisesti.

EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa siirroissa nojaamme riittävyyspäätökseen tai vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaessa täydentäviin toimiin. Kopion suojatoimista saat osoitteesta privacy@neuvise.com.

7. Oikeutesi ja valitukset

Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja kopio niistä, saada virheelliset tiedot oikaistuiksi, pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista ja vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa käsittelyä. Kun automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on myös oikeus saada meille antamasi tiedot koneluettavassa muodossa. Suoramarkkinointi loppuu, kun vastustat sitä. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilman vaikutusta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.

Kirjoita osoitteeseen privacy@neuvise.com. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi kohtuullisella tavalla, esimerkiksi kirjoittamalla tilisi osoitteesta. Vastaamme kuukauden kuluessa; jos pyyntö on monimutkainen, kerromme tuon kuukauden kuluessa, tarvitsemmeko enintään kaksi kuukautta lisää. Jos emme voi täyttää pyyntöä, kerromme syyn.

Voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi, PL 800, 00531 Helsinki) tai muulle toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Organisaatiosi hallitsemaa sisältöä koskevat pyynnöt osoitetaan organisaatiollesi; autamme sitä vastaamaan DPA:n mukaisesti.

8. Tietoturva ja automaattinen käsittely

Suojaamme henkilötietoja salaamalla yhteydet ja tallennetut tiedot, rajaamalla henkilöstön pääsyä tietoihin, käyttämällä henkilöstön pääsyssä monivaiheista tunnistautumista sekä tukemalla käyttäjien monivaiheista tunnistautumista Microsoft-kirjautumisen kautta. Käytämme lisäksi tietoturvalokeja ja salattuja varmuuskopioita. Tietoturvasivumme kuvaa toimenpiteet tarkemmin.

Emme tee sinusta automaattisesti päätöksiä, joilla on oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Palvelu soveltaa automaattisia tietoturva- ja käyttörajoja; ota yhteyttä tukeen, jos raja on mielestäsi virheellinen. Tekoälytoiminnot esitetään tekoälynä.

9. Lapset

Neuvise on tarkoitettu organisaatioille, eikä sitä ole suunnattu lapsille. Demon käyttäjän on oltava vähintään 18-vuotias.

10. Evästeet ja selaimen paikallinen tallennustila

Kirjautuminen asettaa evästeet, joita tarvitaan kirjautuneena pysymiseen, istunnon suojaamiseen ja avoinna olevan keskustelun seuraamiseen. Selaimesi tallentaa myös laiteavaimen, joka sitoo istunnon laitteeseen, ja käyttöliittymä säilyttää asetuksesi (kieli, asettelu, analytiikkavalinta) ja väliaikaiset välimuistit selaimesi paikallisessa tallennustilassa. Tunnistautumis- ja infrastruktuuripalvelut voivat käyttää kirjautumisensa ja tietoturvansa edellyttämää tallennustilaa. Emme käytä mainosseurantaa. Kohdan 3.1 analytiikka ei käytä evästeitä ja käynnistyy vain evästeilmoituksessa antamallasi suostumuksella.

11. Muutokset

Jokaisella julkaistulla versiolla on versionumero ja voimaantulopäivä, ja se julkaistaan tunnisteineen sivulla neuvise.com/legal. Aiemmat versiot saa pyynnöstä. Kerromme pääkäyttäjille heitä koskevista muutoksista.